Anhang B

Erfassungsmethoden

Neben dem Menüobjekt Neue Aktion und der Symbolleistentaste bietet OmniFocus viele weitere Möglichkeiten, um Ihnen zu helfen, Dinge aus dem Kopf in die App zu bekommen. In diesem Anhang wird beschrieben, wie Sie Objekte von überall auf Ihrem Mac und darüber hinaus in OmniFocus einfügen können.

Kopieren von reinem Text

Wenn Sie eine Aufgabenliste, die Sie nach OmniFocus kopieren möchten, woanders geschrieben haben, kann OmniFocus anhand von Zeilenumbrüchen bestimmen, wo ein Objekt endet und das nächste beginnt.

Wählen Sie den Text aus, den Sie als Objekte hinzufügen möchten, und kopieren Sie ihn (Befehl-C). Wählen Sie in OmniFocus ein Objekt aus, ohne eines der zugehörigen Textfelder zu aktivieren. Setzen Sie dann den Text ein (Befehl-V), um den kopierten Text als Objektliste unterhalb des ausgewählten Textes hinzuzufügen.

Die Objekte werden als gleichrangige Objekte des anfänglich ausgewählten Objekts eingesetzt. Wenn Sie also in einem Projekt Text als eine Liste mit Aktionen einsetzen möchten, sollten Sie im Projekt zuerst eine vorhandene Aktion auswählen (wird das Projekt ausgewählt, wird eine Liste mit Projekten anstatt mit Aktionen erstellt).

Schnelleingabe

Mit einem einfach zu konfigurierenden Tastaturkurzbefehl können Sie die Schnelleingabe überall auf dem Mac verwenden, um Objekte zur Datenbank hinzuzufügen. Hierbei wird allerdings vorausgesetzt, dass OmniFocus ausgeführt wird. Stellen Sie sicher, dass in den „Allgemein“-Einstellungen von OmniFocus der gewünschte Kurzbefehl festgelegt ist. Mit diesem Kurzbefehl können Sie dann das Schnelleingabe-Fenster öffnen, unabhängig davon, welche App im Vordergrund angezeigt wird.

Bei der Verwendung der Schnelleingabe sind andere Tastaturinteraktionen durch die Auswahl betroffen, die Sie in den „Allgemein“-Einstellungen für die Gliederung festlegen.

Ein Symbol, das angibt, dass diese Funktion Teil von OmniFocus Pro ist In OmniFocus Pro umfasst die Option zum Anpassen des Gliederungslayouts auch das Schnelleingabe-Fenster.

Öffnen Sie die Darstellungsoptionen mit der Taste in der unteren linken Fensterecke, um auszuwählen, ob Sie beim Hinzufügen von Objekten mit der Schnelleingabe den in den „Layout“-Einstellungen festgelegten Stil verwenden oder ihn mit einem anderen Layout überschreiben möchten.

Clips

Mitunter stoßen Sie auf eine E-Mail-Nachricht, eine Webseite, einen RSS-Artikel oder andere Informationen, die Sie in eine OmniFocus-Aktion umwandeln möchten. Früher hätten Sie den Text mit der Maus hervorgehoben, ihn kopiert, das Schnelleingabe-Fenster von OmniFocus aufgerufen und ihn dort eingesetzt. Doch Sie leben jetzt und heute. Heute können Sie für diese Aufgabe den Clip-Dienst von OmniFocus verwenden.

So erstellen Sie Clips mit Inhalt aus einem anderen Programm:

Einrichten eines Kurzbefehls für Clips

In OmniFocus finden Sie am unteren Rand der „Allgemein“-Einstellungen die Einstellung „Kurzbefehl für Clips“. Klicken Sie auf Kurzbefehl festlegen, um diese Anleitung sowie ein Fenster für den Bereich Tastatur der macOS-Systemeinstellungen zu öffnen.

Aufgrund des macOS-Sandbox-Sicherheitsprotokolls dürfen Apps die Tastaturkurzbefehle für ihre eigenen Dienste wie den OmniFocus-Dienst „An den Eingang senden“ nicht anpassen. Aus diesem Grund müssen Sie die übrigen Schritte manuell durchführen.

In diesem Fenster sehen Sie zwei Bereiche: im linken Bereich ist eine Liste der Kurzbefehlkategorien und im rechten Bereich ist eine Gliederung der Objekte innerhalb einer ausgewählten Kategorie. Klicken Sie im linken Bereich auf Dienste und scrollen Sie auf der rechten Seite zur Gruppe Text. In dieser Gruppe sollten Sie ein Objekt für den OmniFocus-Dienst An den Eingang senden sehen. Klicken Sie auf diesen Dienst. Anschließend wird die Taste Kurzbefehl hinzufügen angezeigt. Hier können Sie nun einen Tastaturkurzbefehl zuweisen.

Teilen

Alternativ zu Clips oder zur Schnelleingabe können Sie das Menü „Teilen“ in Programmen, die es unterstützen (beispielsweise Safari), verwenden, um Inhalte mit OmniFocus zu teilen.

Um OmniFocus dem Menü „Teilen“ von anderen Programmen, die die Teilen-Erweiterung von macOS unterstützen, hinzuzufügen, rufen Sie in den macOS-Systemeinstellungen Erweiterungen auf und markieren Sie in der Erweiterung „Menü ‚Teilen‘“ das Markierungsfeld neben OmniFocus. Um die Sichtbarkeit von OmniFocus zu erhöhen, platzieren Sie den Eintrag im Menü oberhalb von anderen Programmen.

OmniFocus unterstützt auch das Teilen mit anderen Programmen. Klicken Sie, wenn in der Gliederung Inhalt ausgewählt ist, in der Symbolleiste auf „Teilen“, um die gewünschten Objekte an das Zielprogramm zu senden.

E-Mail-Erfassung (Mail Drop)

Mail Drop ist eine Funktion von Omni Sync Server, mit der Sie E-Mails direkt an den Eingang von OmniFocus senden können. Sie haben die Möglichkeit, mehrere private Empfänger-Adressen zu erstellen, um Dritten Zugriff zu geben. Diese Adressen können jederzeit gelöscht werden. Um Mail Drop verwenden zu können, müssen Sie über einen Omni-Account (er ist kostenlos) verfügen. Außerdem muss OmniFocus so konfiguriert sein, dass die App aktiv mit diesem Account auf unserem Server synchronisiert.

Wenn Sie noch keinen Omni-Account haben, können Sie sich hier registrieren. Während der Accounterstellung wird in einer Anleitung auch beschrieben, wie OmniFocus für die Verwendung des neuen Accounts konfiguriert wird.

Wenn Sie OmniFocus bereits mit Omni Sync Server synchronisieren, können Sie sich bei der Sync Server-Weboberfläche des Synchronisierungsservers anmelden und Ihre erste Mail Drop-Adresse erstellen. Klicken oder tippen Sie nach dem Anmelden auf Add An Address (Eine Adresse erstellen), um die E-Mail-Adresse (eine Kombination aus Ihrem Accountnamen und einer zufälligen Zeichenkette) automatisch zu generieren.

Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht an eine Mail Drop-Adresse senden, wird aus der Betreffzeile dieser Nachricht der Name des neuen Eingangobjekts. Aus dem Inhalt der Nachricht wird die Notiz, die Text und einfache HTML enthalten kann; E-Mail-Anhänge (z. B. Bilder) werden dem OmniFocus-Objekt ebenfalls als Anhänge hinzugefügt.

Unter OmniFocus Mail Drop auf der Omni-Support-Website finden Sie weitere Informationen zu dieser Funktion.

Importieren aus OmniOutliner

OmniFocus ist mit OmniOutliner für Mac kombinierbar, d. h., dass Sie eine Agenda in OmniOutliner gliedern und dann bequem nach OmniFocus übertragen können. Dort können Sie dann handeln. OmniOutliner-Daten können auf drei Arten nach OmniFocus übertragen werden:

Importieren eines Dokuments

Nach der Auswahl des Menübefehls Ablage > OmniOutliner-Dokument importieren importiert OmniFocus eine OmniOutliner-Gliederung Ihrer Wahl in die OmniFocus-Datenbank. Aus den Zeilen der Gliederung werden OmniFocus-Objekte und aus den dazugehörigen Spalten werden Felder für diese Objekte. (Während des Importvorgangs können Sie auswählen, welches OmniFocus-Objektfeld welcher Gliederungsspalte entspricht.)

Drag & Drop

Bewegen Sie mehrere ausgewählte Zeilen aus einem OmniOutliner-Dokument in OmniFocus auf ein Projekt oder eine Gruppe. Anschließend werden aus diesen Zeilen unter Beibehaltung der Hierarchie Aktionen in diesem Projekt oder dieser Gruppe. Beim Ablegen der Auswahl werden Sie, wie auch beim Menübefehl zum Importieren, von OmniFocus gefragt, wie die Daten in den Spalten der Gliederung interpretiert werden sollen.

Kopieren und Einsetzen

Wählen Sie in einem Outliner-Dokument beliebig viele Zeilen aus und kopieren Sie diese Zeilen (Befehl-C). Sie können sie im Eingang oder in einem anderen ausgewählten OmniFocus-Objekt einsetzen (Befehl-V). Anschließend werden die kopierten Zeilen unter Beibehaltung der Hierarchie an diesem Ort angezeigt. Beim Einsetzen an einem gültigen Ort werden Sie, wie auch beim Menübefehl zum Importieren, von OmniFocus gefragt, wie die Daten in den Spalten der Gliederung interpretiert werden sollen.